01Nutzung und Abhängigkeiten aufnehmen
Editionen, aktive Rollen, Datenobjekte, Automationen, Berichte, Schnittstellen und Vertragsfristen werden je Geschäftsfunktion dokumentiert.
Softwarekosten senken / CRM und Sales
HubSpot-Alternative für den Mittelstand: Kosten und Ablösepfad
Passt Ihr CRM-Budget noch zu dem, was Ihr Team nutzt?
HubSpot verbindet CRM, Vertrieb, Marketing und Service in einer Plattform. Eine Alternative ist deshalb kein Produktvergleich nach Featureliste, sondern die Frage, welche Geschäftsfunktionen tatsächlich genutzt werden und welche Abhängigkeiten bei Daten, Automationen und Integrationen bestehen.
Quellenstand: 2026-07-23 · Einzelne Angaben können sich ändern.
Die Entscheidung in Kürze
Eine HubSpot-Alternative trägt im Mittelstand, wenn CRM-Stammdaten, Pipeline und Rechte stabil bleiben, aber ungenutzte Suite-Funktionen, Lizenzstufen oder Zusatzmodule entfallen können. Der risikoarme Weg ist: Datensicherung, begrenzter Parallelpilot und erst danach die Migration. Open Source oder ein schlankes CRM plus Agenten sind Optionen, keine pauschal bessere Lösung.
Ihr Weg zur begründeten Entscheidung
Vom heutigen Aufwand zur geprüften Alternative.
Optimieren, behalten oder ablösen: Erst der Vergleich von Funktion, Qualität und Gesamtkosten zeigt den passenden Weg. Ein Ausbau folgt nur bei belegtem Nutzen.
CRM und Sales
EINGANG / 01
Ihre Verträge, Nutzung und Prozesse
ERGEBNIS
Ist-Kosten, Muss-Funktionen und ein priorisierter Ablösekandidat
02Einen Vertriebsprozess parallel abbilden
Ein begrenzter Prozess läuft mit kopierten Testdaten, klaren Freigaben und denselben Qualitätskriterien wie im bestehenden CRM.
03Daten und Integrationen gestuft migrieren
Felder, Historie, Rechte und Schnittstellen werden mit Rückfallweg übertragen; der Altbestand bleibt bis zur fachlichen Abnahme lesbar.
04Qualität und Kosten laufend steuern
Agentenaktionen, Datenqualität, Fehlerraten, Modellkosten und Änderungen am Vertriebsprozess werden gemessen und kontrolliert weiterentwickelt.
Illustrativer Ablauf. Keine Live-Daten oder behaupteten Kundenergebnisse. Alle Schritte lassen sich einzeln auswählen.
Für wen diese Prüfung passt
Vertriebsteams vor einer Vertragsverlängerung oder Editionserweiterung
Unternehmen, die vor allem Kontakte, Deals, E-Mail-Folgen und Reporting nutzen
Teams mit mehreren HubSpot-Hubs oder zusätzlichen Tools mit Funktionsüberschneidungen
Mittelständler mit klarer Datenverantwortung und Bereitschaft für einen Parallelpilot
Öffentliche Preisbasis
Was HubSpot laut veröffentlichter Preisbasis kostet
Die Einordnung trennt veröffentlichte Konditionen von eigenen Rechenannahmen. Rabatte, Zusatzmodule, Steuern, Implementierung und individuelle Verträge werden nur berücksichtigt, wenn sie öffentlich belegt oder ausdrücklich angenommen sind.
Primäre Preisquelle öffnenSales Hub Professional
ab 90 € je Lizenz und Monat
Der Hersteller nennt diesen Preis bei jährlicher Verpflichtung. Zusätzlich weist die Preisseite ein verpflichtendes einmaliges Professional-Onboarding von 1.470 Euro aus.
Quelle: HubSpotSales Hub Enterprise
ab 150 € je Lizenz und Monat
Für Enterprise nennt HubSpot zusätzlich ein verpflichtendes einmaliges Onboarding von 3.420 Euro. Individuelle Rabatte oder Zusatzprodukte sind darin nicht abgebildet.
Quelle: HubSpotBeispiel: zehn Professional-Lizenzen
10.800 € pro Jahr
Reine wiederkehrende Listenpreisrechnung vor Onboarding, Steuern, Integrationen, Datenpflege und interner Administration.
Beispielannahmen
- • 10 Lizenzen
- • 90 Euro je Lizenz und Monat
- • 12 Monate
- • jährliche Verpflichtung laut Herstellerseite
Beispielrechnung, keine Prognose
Sales Hub Professional für ein zehnköpfiges Vertriebsteam
Zeitraum: 36 Monate
Genannte Annahmen
- • 10 Professional-Lizenzen zu 90 Euro je Monat laut HubSpot-Preisseite
- • 1.470 Euro verpflichtendes einmaliges Professional-Onboarding laut HubSpot
- • 8.000 Euro angenommener einmaliger Aufwand für Daten, Konfiguration und Integrationsanpassung
- • 6.000 Euro angenommener interner und externer Betriebsaufwand pro Jahr
- • Keine Rabatte, Steuern, weiteren Hubs, Guthaben oder Drittanbieter-Lizenzen
Rechenweg
- 1. Lizenzen: 10 × 90 € × 36 Monate = 32.400 €
- 2. Verpflichtendes Onboarding: 1.470 €
- 3. Angenommene Einführung und Anpassung: 8.000 €
- 4. Angenommener Betrieb: 6.000 € × 3 Jahre = 18.000 €
Beispielhafter Drei-Jahres-TCO: 59.870 Euro netto.
Nur Lizenz und verpflichtendes Onboarding stammen aus der Herstellerquelle. Einführung und Betrieb sind ausdrücklich angenommene Beispielwerte. Die Rechnung ist weder ein Marktpreis noch ein Einsparungsversprechen.
Typische Prüfpunkte im Mittelstand
Wo Kosten und Abhängigkeiten praktisch entstehen
Edition und tatsächliche Nutzung
Entscheidend ist nicht die Zahl verfügbarer Funktionen, sondern welche Rollen welche Funktionen regelmäßig benötigen. Erst diese Nutzungsmatrix erlaubt einen sachlichen Downgrade- oder Ablösevergleich.
Verteilte Automationen
Workflows, Sequenzen, Formulare und Benachrichtigungen können fachliche Regeln enthalten. Vor einem Wechsel müssen Auslöser, Ausnahmen und Verantwortliche vollständig dokumentiert werden.
Daten und Zuordnungen
Kontakte, Unternehmen und Deals reichen für eine Migration nicht immer aus. Eigenschaften, Aktivitäten, Zuordnungen, Listen und Dateianhänge brauchen einen eigenen Export- und Prüfplan.
Mehrere Hubs und Drittsysteme
Wer Sales, Marketing und Service gemeinsam nutzt, muss Abhängigkeiten zwischen den Bereichen prüfen. Eine schrittweise Entkopplung ist häufig risikoärmer als der gleichzeitige Austausch der ganzen Plattform.
Alternativen
Optimieren, öffnen oder gezielt selbst bauen
Lizenzoptimierung
HubSpot behalten, Rollen und Editionen neu zuschneiden
Aktive Nutzer, benötigte Sales-Funktionen, zusätzliche Hubs und Guthaben werden gegen die tatsächlichen Prozesse gelegt. Nicht jede Kostenfrage verlangt eine Migration.
Passt, wenn: Datenmodell und Automationen gut passen, aber Zugänge oder Pakete historisch gewachsen sind.
Grenze: Der bestehende Plattform-Lock-in und künftige Preisänderungen bleiben bestehen.
Open Source
Twenty als selbst gehostetes CRM-Fundament
Twenty dokumentiert den Betrieb auf eigener Infrastruktur. Kontakte, Unternehmen, Opportunities und eigene Objekte können ein schlankeres CRM-Fundament bilden.
Passt, wenn: ein technischer Owner Hosting, Updates, Backups und Erweiterungen verantworten kann.
Grenze: Marketing-Hub, Service-Funktionen und bestehende HubSpot-Automationen entstehen nicht automatisch neu.
Individuelle Software
Schlanke CRM-Anwendung für den eigenen Vertriebsprozess
Ein begrenztes Datenmodell bildet nur Leads, Unternehmen, Deals, Aktivitäten und die notwendigen Berichte ab. Offene Schnittstellen halten E-Mail, Kalender und Bestandssysteme angebunden.
Passt, wenn: der Prozess stabil, differenzierend und deutlich kleiner als der Funktionsumfang einer Suite ist.
Grenze: Produktverantwortung, Sicherheit, Tests und laufende Weiterentwicklung werden zur eigenen Aufgabe.
Agenten-Lösung
CRM-Kern plus Agent für Qualifizierung und Pflege
Der Agent übernimmt klar definierte Schritte wie Eingangsklassifizierung, Recherche, Antwortentwürfe, Terminrouting und vorbereitete CRM-Aktualisierungen. Kritische Änderungen bleiben freigabepflichtig.
Passt, wenn: vor allem ein wiederkehrender Arbeitsablauf benötigt wird und nicht eine weitere umfassende Benutzeroberfläche.
Grenze: Ein Agent ersetzt weder saubere Stammdaten noch Rechtekonzept, Reporting und verantwortlichen Prozess-Owner.
Passende Agenten-Bausteine
Nicht jede Funktion braucht eine weitere Vollsuite.
Lösungsbeispiel
Sales- und CRM-Agent
Zeigt Qualifizierung, CRM-Pflege, Routing und menschliche Freigaben als begrenzten Vertriebsprozess.
LösungsbeispielBusiness-Ops-Agent
Verbindet Status, Aufgaben und Übergaben über vorhandene Systeme, ohne ein paralleles Schatten-CRM aufzubauen.
LösungsbeispielContent- und GEO-Agent
Kann einen klar abgegrenzten Content-Prozess ergänzen, wenn nicht der gesamte Marketing-Hub benötigt wird.
Wir entwickeln auch eigene Produkte
Die Fragen aus Ihrem Projekt kennen wir aus der Umsetzung.
Daten zusammenführen, Ergebnisse prüfen, an Menschen übergeben: Daran arbeiten wir auch in unseren eigenen Projekten. Hier können Sie sich ein Bild davon machen.
Unsere Produkte im ÜberblickAusschreibungsagenten
Eigene Entwicklung · Pilot
Öffentliche Quellen bündeln, Treffer nach nachvollziehbaren Kriterien zuordnen und eine Vorauswahl mit Originalquellen bereitstellen.
KI-Vertriebstrainer
Eigene Entwicklung · Training
Gesprächssituationen und Einwandbehandlung mit KI üben. Trainingsmodule verbinden wiederholbare Szenarien mit strukturiertem Feedback.
Medikationsberatung
Eigene Entwicklung · Apotheken-Pilot
Digitale Anfrage und Vorgespräch mit der Übergabe an das Apothekenteam verbinden. Angaben und Gesprächsprotokolle werden im geschützten CRM bereitgestellt.
Eigene Projekte belegen Entwicklungspraxis. Sie sind keine Kundenreferenzen und keine Zusage für bestimmte Einsparungen oder Umsätze.
Quellen und Prüfstand
Preis- und Produktangaben beziehen sich auf die verlinkten öffentlichen Quellen. Konditionen können sich ändern; maßgeblich ist das konkrete Angebot des jeweiligen Anbieters. Eigene Rechnungen sind separat als Annahme gekennzeichnet.
- HubSpot: Sales Hub – Preise
Öffentliche EUR-Preise je Lizenz sowie die verpflichtenden Onboarding-Gebühren für Professional und Enterprise.
Abgerufen am 2026-07-23
- HubSpot Knowledge Base: Export your records
Exportmöglichkeiten für CRM-Datensätze, Eigenschaften und Zuordnungen.
Abgerufen am 2026-07-23
- Twenty Documentation: Self-Host Twenty
Offizielle Dokumentation für den Betrieb des Open-Source-CRM auf eigener Infrastruktur.
Abgerufen am 2026-07-23
FAQ
Häufige Fragen
Welche HubSpot-Alternative eignet sich für den Mittelstand?
Das hängt von der benötigten Geschäftsfunktion ab. Für ein klassisches Vertriebs-CRM kann ein offenes CRM wie Twenty, eine schlanke Individualanwendung oder ein vorhandenes CRM mit ergänzendem Agenten genügen. Wer Marketing, Service, Content und komplexe Automationen gemeinsam nutzt, muss diese Bereiche separat bewerten und sollte nicht nur CRM-Featurelisten vergleichen.
Was kostet HubSpot Sales Hub Professional laut Hersteller?
HubSpot nennt für Sales Hub Professional ab 90 Euro je Lizenz und Monat bei jährlicher Verpflichtung. Zusätzlich weist die Herstellerseite ein verpflichtendes einmaliges Professional-Onboarding von 1.470 Euro aus. Steuern, Zusatzprodukte, Guthaben, Integrationen und individuelle Vertragskonditionen kommen je nach Setup hinzu.
Kann man Daten aus HubSpot exportieren?
Ja. HubSpot dokumentiert den Export von CRM-Datensätzen wie Kontakten und Deals einschließlich aktueller Eigenschaftswerte und Zuordnungen. Aktivitäten, Dateien, Workflows und weitere Objekte brauchen je nach Umfang zusätzliche Exportwege oder APIs und sollten vor einer Kündigung getestet werden.
Kann ein KI-Agent HubSpot vollständig ersetzen?
Nein, nicht pauschal. Ein Agent kann klar definierte Aufgaben wie Qualifizierung, Recherche, Antwortvorbereitung oder Datenpflege übernehmen. CRM-Datenmodell, Rechte, Historie, Berichte, Integrationen und verlässlicher Betrieb benötigen weiterhin eine verantwortete Systemarchitektur.
Wie lange dauert eine HubSpot-Ablösung?
Eine belastbare Dauer lässt sich erst nach Inventur von Datenobjekten, Automationen, Hubs, Integrationen und Vertragsfristen bestimmen. Ein risikoarmer Ablauf beginnt mit einem begrenzten Parallelpilot und migriert erst nach bestandenen Testfällen. Eine pauschale Wochenzahl ohne diese Aufnahme wäre nicht seriös.
Ist Open Source automatisch günstiger als HubSpot?
Nein. Bei Open Source können nutzerbasierte Lizenzkosten anders ausfallen, dafür entstehen Hosting, Updates, Backups, Sicherheit, Support und interne Produktverantwortung. Verglichen wird deshalb der Drei-Jahres-TCO derselben Geschäftsfunktion, nicht nur der sichtbare Lizenzpreis.
Verwandte Kostenentscheidungen
Nächster Schritt
Welche Softwarekosten möchten Sie zuerst prüfen?
Nennen Sie die betreffende Software, den Anlass und die Aufgabe Ihres Teams. Wir prüfen Ihre Angaben persönlich und grenzen den nächsten Schritt ab. Ein anschließendes Audit vergleicht Nutzung, Kosten, Abhängigkeiten und Alternativen.