01Rollen, Pläne und Datenklassen erfassen
Nutzergruppen, benötigte Anwendungen, Sicherheitsfunktionen, Geräte, Datenorte, Add-ins und Vertragsfristen werden gemeinsam aufgenommen.
Softwarekosten senken / Arbeitsplatz und Zusammenarbeit
Microsoft-365-Kosten und Alternativen im Mittelstand
Die richtigen Lizenzen für die tatsächliche Arbeit Ihres Teams.
Microsoft 365 bündelt Office-Anwendungen, E-Mail, Dateien, Zusammenarbeit, Identitäten, Geräteverwaltung und Sicherheit. Eine vollständige Ablösung ist deshalb selten ein einzelnes Softwareprojekt. Wirtschaftlicher ist häufig eine Funktionsmatrix: Welche Rollen brauchen Desktop-Office, Teams, Schutzfunktionen oder nur Webzugriff?
Quellenstand: 2026-07-23 · Einzelne Angaben können sich ändern.
Die Entscheidung in Kürze
Microsoft-365-Kosten lassen sich zuerst über passende Pläne und Rollen prüfen. Open-Source-Bausteine wie LibreOffice und Nextcloud können einzelne Funktionen übernehmen, ersetzen aber nicht automatisch Identitäts-, Geräte-, E-Mail- und Sicherheitsbetrieb. Eine Agenten-Lösung ergänzt klar umrissene Aufgaben; sie ist kein pauschaler Ersatz für die gesamte Suite.
Ihr Weg zur begründeten Entscheidung
Vom heutigen Aufwand zur geprüften Alternative.
Optimieren, behalten oder ablösen: Erst der Vergleich von Funktion, Qualität und Gesamtkosten zeigt den passenden Weg. Ein Ausbau folgt nur bei belegtem Nutzen.
Arbeitsplatz und Zusammenarbeit
EINGANG / 01
Ihre Verträge, Nutzung und Prozesse
ERGEBNIS
Lizenzmatrix und priorisierte Funktionen für Optimierung oder Ersatz
02Eine Rolle oder Funktion testen
Eine klar abgegrenzte Nutzergruppe testet alternative Office-, Datei- oder Workflow-Bausteine mit echten Dokumenten und Rückfallweg.
03Daten und Identitäten gestuft umstellen
Dateien, Berechtigungen, Postfächer, Geräte und Schnittstellen werden pro Welle migriert; Aufbewahrung und fachliche Abnahme bleiben dokumentiert.
04Agenten und Integrationen betreiben
Automatisierte Aktionen, Berechtigungen, Qualitätsprüfungen und Infrastrukturkosten werden unabhängig vom gewählten Suite- oder Open-Source-Mix überwacht.
Illustrativer Ablauf. Keine Live-Daten oder behaupteten Kundenergebnisse. Alle Schritte lassen sich einzeln auswählen.
Für wen diese Prüfung passt
Unternehmen mit historisch einheitlichen Lizenzen für sehr unterschiedliche Rollen
Teams, die nur einen Teil von Office, E-Mail, Dateien, Meetings und Sicherheitsfunktionen nutzen
Organisationen mit vorhandener IT-Verantwortung für Identität, Geräte, Backups und Updates
Mittelständler, die einzelne Zusatztools durch offene Bausteine oder Agenten konsolidieren wollen
Öffentliche Preisbasis
Was Microsoft 365 laut veröffentlichter Preisbasis kostet
Die Einordnung trennt veröffentlichte Konditionen von eigenen Rechenannahmen. Rabatte, Zusatzmodule, Steuern, Implementierung und individuelle Verträge werden nur berücksichtigt, wenn sie öffentlich belegt oder ausdrücklich angenommen sind.
Primäre Preisquelle öffnenMicrosoft 365 Business Premium
19,06 € je Benutzer und Monat
Die deutsche Vergleichsseite nennt diesen Preis bei jährlicher Abrechnung und weist ihn zuzüglich Mehrwertsteuer aus. Der Business-Plan ist für bis zu 300 Benutzer konzipiert.
Quelle: MicrosoftMicrosoft 365 Business Standard
10,83 € je Benutzer und Monat
Der veröffentlichte Preis gilt bei jährlicher Abrechnung. Die Funktionsunterschiede zu Premium, insbesondere bei Sicherheit und Geräteverwaltung, müssen rollenbezogen geprüft werden.
Quelle: MicrosoftMicrosoft 365 Business Basic
5,20 € je Benutzer und Monat
Der Hersteller beschreibt Basic als Plan mit Web- und Mobil-Apps. Desktop-Anwendungen und weitere Funktionsunterschiede sind Teil der Planentscheidung.
Quelle: MicrosoftBeispielrechnung, keine Prognose
Business Premium für achtzig Beschäftigte
Zeitraum: 36 Monate
Genannte Annahmen
- • 80 Business-Premium-Lizenzen zu 19,06 Euro je Benutzer und Monat laut Microsoft
- • Jährliche Abrechnung, keine Rabatte und keine zusätzlichen Microsoft- oder Drittanbieter-Produkte
- • 20.000 Euro angenommener einmaliger Aufwand für Einführung, Daten und Geräte-/Sicherheitskonfiguration
- • 6.000 Euro angenommener interner und externer Betriebsaufwand pro Jahr
- • Alle Beträge netto; Hardware, Migration aus Vorsystemen und Produktivitätswirkungen sind nicht enthalten
Rechenweg
- 1. Lizenzen: 80 × 19,06 € × 36 Monate = 54.892,80 €
- 2. Angenommene Einführung und Konfiguration: 20.000 €
- 3. Angenommener Betrieb: 6.000 € × 3 Jahre = 18.000 €
Beispielhafter Drei-Jahres-TCO: 92.892,80 Euro netto.
Nur der Lizenzpreis stammt aus der Microsoft-Quelle. Einführung und Betrieb sind ausdrücklich angenommene Beispielwerte. Eine Alternative muss dieselben Anforderungen an E-Mail, Identität, Dateien, Geräte und Sicherheit erfüllen, bevor ein Kostenvergleich belastbar ist.
Typische Prüfpunkte im Mittelstand
Wo Kosten und Abhängigkeiten praktisch entstehen
Ein Plan für unterschiedliche Rollen
Büro, Außendienst, Produktion, Teilzeit und Administration benötigen nicht zwingend denselben Funktionsumfang. Die erste Prüfung ist deshalb eine Rollen- und Funktionsmatrix, kein Komplettwechsel.
Suite-Abhängigkeiten
Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Entra ID, Intune und Defender greifen ineinander. Wer nur den Office-Preis vergleicht, übersieht Identitäts-, Geräte- und Sicherheitsfunktionen.
Dateiformate und Makros
Dokumentvorlagen, komplexe Tabellen, Makros und Add-ins können den Wechsel begrenzen. Reale Testdateien sind belastbarer als eine abstrakte Kompatibilitätsliste.
Datenaufbewahrung und Offboarding
Vor Kündigung oder Rollenwechsel müssen E-Mail, OneDrive, SharePoint, Teams-Inhalte, Berechtigungen und Aufbewahrung geplant werden. Microsoft dokumentiert dafür eigene Sicherungs- und Offboarding-Schritte.
Alternativen
Optimieren, öffnen oder gezielt selbst bauen
Lizenzoptimierung
Business-Pläne nach Rollen kombinieren
Premium, Standard, Basic oder eine EWR-Variante werden nur den Rollen zugewiesen, die die jeweiligen Desktop-, Meeting-, Sicherheits- oder Gerätefunktionen benötigen.
Passt, wenn: die Plattform grundsätzlich passt, aber ein historischer Einheitstarif nicht mehr zur tatsächlichen Nutzung passt.
Grenze: Planwechsel können Funktions-, Sicherheits- und Vertragsfolgen haben und müssen vor der Umstellung technisch geprüft werden.
Open Source
LibreOffice und Nextcloud als modulare Bausteine
LibreOffice deckt Dokumente, Tabellen und Präsentationen ab; Nextcloud dokumentiert selbst gehostete Dateien, Kalender, Kontakte und Webmail. Die Zielarchitektur kann beide Bausteine kombinieren.
Passt, wenn: offene Formate, eigene Infrastruktur und technische Betriebsverantwortung strategisch gewollt sind.
Grenze: Desktop-Kompatibilität, E-Mail-Server, Identität, Gerätemanagement, Sicherheit und Support müssen separat gelöst werden.
Individuelle Software
Fachspezifische Anwendungen statt zusätzlicher Office-Workarounds
Wiederkehrende Listen, Freigaben oder Datenerfassung werden als kleine, rollenbasierte Anwendung abgebildet, statt weitere komplexe Excel-Dateien und Zusatzlizenzen einzuführen.
Passt, wenn: ein stabiler Fachprozess heute über Dateien und manuelle Abstimmung gesteuert wird.
Grenze: Eine Fachanwendung ersetzt nicht automatisch E-Mail, Dateispeicher, Office-Apps oder zentrale Identitäten.
Agenten-Lösung
Agent für Postfach, Dokumente und Koordination
Ein Agent priorisiert Nachrichten, bereitet Dokumente und Termine vor oder überträgt freigegebene Daten zwischen Systemen. Er kann sowohl Microsoft- als auch offene Komponenten über definierte Schnittstellen nutzen.
Passt, wenn: die eigentliche Aufgabe zwischen E-Mail, Dokument, Kalender und Fachsystem liegt.
Grenze: Der Agent benötigt weiterhin sichere Identitäten, Datenablage, minimale Rechte und menschliche Freigaben.
Passende Agenten-Bausteine
Nicht jede Funktion braucht eine weitere Vollsuite.
Lösungsbeispiel
Persönlicher KI-Assistent
Verbindet E-Mail, Kalender, Aufgaben und Wissen mit getrennten Lese-, Entwurfs- und Ausführungsrechten.
LösungsbeispielTeam-Messaging-Assistent
Zeigt, wie Assistenz in bestehenden Kommunikationskanälen statt in einer weiteren Oberfläche arbeiten kann.
LösungsbeispielKI-Wissensagent
Kann freigegebenes Wissen aus mehreren Ablagen auffindbar machen, ohne die gesamte Office-Suite zu ersetzen.
Wir entwickeln auch eigene Produkte
Die Fragen aus Ihrem Projekt kennen wir aus der Umsetzung.
Daten zusammenführen, Ergebnisse prüfen, an Menschen übergeben: Daran arbeiten wir auch in unseren eigenen Projekten. Hier können Sie sich ein Bild davon machen.
Unsere Produkte im ÜberblickAusschreibungsagenten
Eigene Entwicklung · Pilot
Öffentliche Quellen bündeln, Treffer nach nachvollziehbaren Kriterien zuordnen und eine Vorauswahl mit Originalquellen bereitstellen.
KI-Vertriebstrainer
Eigene Entwicklung · Training
Gesprächssituationen und Einwandbehandlung mit KI üben. Trainingsmodule verbinden wiederholbare Szenarien mit strukturiertem Feedback.
Medikationsberatung
Eigene Entwicklung · Apotheken-Pilot
Digitale Anfrage und Vorgespräch mit der Übergabe an das Apothekenteam verbinden. Angaben und Gesprächsprotokolle werden im geschützten CRM bereitgestellt.
Eigene Projekte belegen Entwicklungspraxis. Sie sind keine Kundenreferenzen und keine Zusage für bestimmte Einsparungen oder Umsätze.
Quellen und Prüfstand
Preis- und Produktangaben beziehen sich auf die verlinkten öffentlichen Quellen. Konditionen können sich ändern; maßgeblich ist das konkrete Angebot des jeweiligen Anbieters. Eigene Rechnungen sind separat als Annahme gekennzeichnet.
- Microsoft: Microsoft 365 Business-Pläne vergleichen
Öffentliche deutsche Preise für Business Premium, Business Standard, Business Basic und Apps for Business bei jährlicher Abrechnung.
Abgerufen am 2026-07-23
- Microsoft Learn: Microsoft-Geschäftsabonnement kündigen und Daten sichern
Offizielle Hinweise zu Datensicherung, Zugriff und Löschfristen nach einer Kündigung.
Abgerufen am 2026-07-23
- The Document Foundation: LibreOffice – Open-Source-Office-Suite
Offizielle Produktübersicht der Open-Source-Office-Suite mit Writer, Calc und Impress.
Abgerufen am 2026-07-23
- Nextcloud: Nextcloud Groupware
Offizielle Übersicht zu selbst gehosteten Groupware-Bausteinen für Mail, Kalender, Kontakte und Dateien.
Abgerufen am 2026-07-23
FAQ
Häufige Fragen
Was kostet Microsoft 365 Business Premium laut Hersteller?
Microsoft nennt auf der deutschen Vergleichsseite 19,06 Euro je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zuzüglich Mehrwertsteuer. Business Standard wird dort mit 10,83 Euro und Business Basic mit 5,20 Euro je Benutzer und Monat ausgewiesen. Preise und Konditionen können sich ändern; maßgeblich ist die verlinkte Herstellerseite.
Kann ein Unternehmen verschiedene Microsoft-365-Pläne mischen?
Microsoft beschreibt auf seiner Business-Preisseite, dass verschiedene Business-Pläne kombiniert werden können, solange die jeweiligen Mandanten- und Nutzergrenzen eingehalten werden. Vor einer Umstellung müssen Funktions-, Sicherheits-, Geräte- und Vertragsfolgen je Rolle geprüft werden.
Ist LibreOffice ein vollständiger Ersatz für Microsoft 365?
Nein. LibreOffice ist eine Open-Source-Suite für Dokumente, Tabellen und Präsentationen. Microsoft 365 umfasst zusätzlich unter anderem E-Mail, Dateien, Meetings, Identitäten, Geräteverwaltung und Sicherheitsfunktionen. Diese Bausteine brauchen eigene Alternativen und einen gemeinsamen Betriebsplan.
Welche Daten müssen vor einer Microsoft-365-Kündigung gesichert werden?
Mindestens E-Mail, OneDrive- und SharePoint-Dateien, Teams-Inhalte, Kalender, Kontakte, Berechtigungen, Aufbewahrungsanforderungen und Gerätebezüge gehören in den Offboarding-Plan. Microsoft weist darauf hin, Daten vor einer Kündigung an einem anderen Ort zu sichern.
Kann ein KI-Agent Microsoft 365 ersetzen?
Ein Agent kann einzelne Aufgaben über E-Mail, Kalender, Dokumente und Fachsysteme hinweg übernehmen. Er ersetzt jedoch nicht automatisch Office-Anwendungen, E-Mail-Infrastruktur, Dateispeicher, Identitätsmanagement, Geräteschutz oder Compliance-Funktionen.
Verwandte Kostenentscheidungen
Nächster Schritt
Welche Softwarekosten möchten Sie zuerst prüfen?
Nennen Sie die betreffende Software, den Anlass und die Aufgabe Ihres Teams. Wir prüfen Ihre Angaben persönlich und grenzen den nächsten Schritt ab. Ein anschließendes Audit vergleicht Nutzung, Kosten, Abhängigkeiten und Alternativen.